Dış kaynak kullanımının mahsurları

Dış kaynak kullanımının mahsurları

            Bu bölümde DKK’ nın mahsurları. Alanyazın’a bağlı kalınarak müteakip maddelerde anlatılacaktır

            Sözleşme hükümlerinin yerine getirilmemesi

            Hizmet verecek işletmenin sözleşme hükümlerini, çeşitli nedenlerden dolayı yerine getirememesi riski mevcuttur. Alternatif seçeneklerin uygulamaya konulamayacağı veya telafi edilemeyecek durumlarda hizmet alan işletme ve kurumlar çok güç durumda kalabilir.  

            İşletme mahremiyeti ve teknoloji hırsızlığı

            DKK’ nda hizmet veren işletme ile çok yakın işbirliği sözleşme süresi sonrasında veya süresince işletmeler için önemli risk taşır. Uzun vadeli işbirliklerinin işletmelerin stratejik hedefleri için tehlikeli olduğu bu yüzden çoğu işletmenin bu tür hizmetler için yaptıkları kontratlarda bir yıllık süreyi aşmadıkları gözlemlenir. Askeri birliklere, siyasi kurumlara yemek pişirme, personel taşıma gibi lojistik hizmetleri veren işletmeler için DKK nın güvenlik boyutunun öne çıkması doğaldır. Bu tip işletme veya kurumlarda “güvenliğin risk edilmesi boyutu”  çok iyi değerlendirilmeden DKK’na gidilmesi sonradan telafi edilemeyecek sorunlar yaratabilir. 

            Dış kaynak hizmeti veren kurum üzerinde etkiyi kaybetme

            Uzun süreli olarak bir firmaya bağlanılması halinde, DKK’nda oluşabilecek alternatiflerin gerektiği gibi değerlendirilememesi söz konusu olabilir. DKK’nda hizmet veren işletmenin belli bir süre sonra tek alternatif olarak kalması kurum ve işletmeler için gerek fiyat pazarlığında gerekse piyasada tutunabilme adına önemli bir risktir.

            Çalışma huzurunun bozulabilme tehlikesi

            Önceleri işletme veya kurumların kendi kadrolu personeli tarafından yapılan faaliyetler için DKK’na gidilmesi, bu faaliyetler için istihdam edilen personeli işinden olması, daha değişik bir sorumluluk alması veya bulunduğu il dışında bir bölgeye atama görmesi gibi değişikliklere neden olabilir. Etkilenecek personel sayısının artması ile daha da fazla olabileceği değerlendirilen bu etki DKK’ nın olumsuzlukları arasında sayılabilir.

            Dış kaynak kullanılan kısmın kontrol dışı olması

            Bu durum DKK konusunda tecrübeli veya tecrübesiz her yöneticiyi korkutan bir problemdir. Bu aynı zamanda mecbur kaldığınızda yüzleşmek zorunda kalınan bir risktir. Dış kaynak servis sağlayıcılarının ana projeyle bağlantısı yoktur. Ama yine de müşterilerin doğrultusunda hareket ederler. Riski en alt seviyede tutmak için potansiyel satıcının detayları dikkatlice incelenmelidir. Şirketle anlaşma aşamasına gelindiğinde ise, bütün işlem süreçleri mümkün olduğunca anlaşılır beyan edilmiş bir sözleşme yapmaya dikkat edilmelidir (T..., 2005).

            İletişim problemleri

            Telefon görüşmeleri hep sorun oluşturur, çevrimiçi mesajlaşma ve e-posta gibi servislerde ise iletişim daha da fazla zaman alır. Bunun yanı sıra, eğer denizaşırı bir servis sağlayıcı ile görüşmeler yapılıyorsa, zaman dilimi gibi bir problem de doğacaktır. Satıcı yedi veya daha fazla saat farkı olan bir yerde olabilir. Bir taraf ofise gelirken, diğerinin ofisten ayrılma vakti gelmiş olabilir. Ana şirketin akşamüstü gönderdiği bir sipariş, satıcıya ertesi sabah ulaşır ve bu sipariş akşamüstü değerlendirilirse yaklaşık yedi sekiz saatlik boşa bir vakit kaybedilmiş olur. Çözüm’ e yönelik olarak iki tarafında sadık kalacağı çevrimiçi toplantı saatleri belirlenmelidir (T...., 2005).

            Dış kaynak servis sağlayıcıların bilinçsiz müşteriye ulaşması

            Bilinçsiz müşteri, standartlarda değişiklik veya prosedürlerde değişiklik yaptırmaya eğilimlidir. Müşteri haklıdır diye servis sağlayıcı projeyi müşterinin isteği doğrultusunda yapar ki bunun sonucu da felakettir (T..., 2005).

            Dış kaynak servis sağlayıcıların birçok işe talip olması

            Dış kaynak servis sağlayıcının hükmedebileceğinden fazla işe girmesi, proje takvimini etkileyen istenmeyen sonuçlara neden olabilir. Bunun kısmen de olsa önüne geçebilmek için dış kaynak servis sağlayıcılarının bir süre çalışmaları, çalışan sayısı ve tabii ki müşteri sayısı dikkate alınmalı, projede yer alacak çalışanların özgeçmişleri incelenmeli, servis sağlayıcısından çalışan sorumlulukları hakkında detay istenmelidir (T...., 2005).

            Dış kaynak servis sağlayıcıların tecrübesiz olması

            Bazı servis sağlayıcıların projeleri diğer yan sanayilere yaptırabilirler ki bu da müşteriye hiç cazip gelmez. Böyle sorunlarla karşılaşmamak için satıcının referansları kontrol edilebilir (T, 2005).

           4.2.10. Dış kaynak ilişkisi kurmanın 40 riski

            DKK’ nın yüksek seviyede faydaları vardır. DKK’ yla ilgili aynı zamanda yüksek potansiyelli riskler de vardır. Aşağıda sıralanan 40 faktör; strateji, seçim, oluşturma ve yönetim başlıklarında incelenmiştir. DKK stratejisi, dış kaynak kullanıp kullanılmayacağı, kullanılacaksa ne kullanılacağının belirlenmesi sürecidir. DKK seçimi, potansiyel dış kaynak servis sağlayıcının denenmesi, bulunması sürecidir. DKK oluşturulması, dış kaynak hizmeti sağlayan ile alan arasındaki ilişkinin kurulması ve tanımlanmasıdır. DKK yönetimi, hâlihazırda devam eden dış kaynak ilişkisinin gözlemlenmesi ve yönetim sürecidir (T, 2004).

            Her adım kendine ait risklerle belirlidir. DKK’ nın gerçekçi faydaları bu risklerin bilinmesinden geçer.

            Dış kaynak kullanım strateji riskleri:

-         DKK’ nın istenmeyen fonksiyonlarının, sağlanacak avantajların yanında bulunabilmesi

-         Dış kaynak işlem sürecine başlamadan önce hedeflerin açıkça belirlenmemesi.

-         Masraflar, servis gibi yönlerden hizmet sağlayıcıyı etkili izleme yapısının oluşturulmaması.

-         Uluslararası tecrübe olmadan uluslararası pazarda dış kaynak kullanılmaması.

-         Yetersiz iş ve gelişme durumunda DKK kararı vermek.

-         Tam bir iç kaynak masraf ve süreç değerlendirme yapmadan DKK kararı vermek.

-         DKK’ nın çevresel faktörlere etkisini düşünmemek.

-         DKK girişiminde insan ilişkileri ve işçi yasalarının tam olarak anlaşılmaması.

-         Yeterli detay elde edilmeden DKK’ nın duyurulması.

-         Risk analiz ve risk değerlendirme planlanmasının eksikliği.

            Dış kaynak kullanım seçim riskleri:

-         Seçim sürecinde etkili seçim için yeterli sayıda servis sağlayıcı değerlendirilmemesi.

-         Servis sağlayıcısında yönetime uygun iç becerinin olmayışı.

-         Teklif aşamasına gelinmeden önceki bilgi edinme aşamasının yararının tam olarak anlaşılamaması.

-         Potansiyel servis sağlayıcıları için geniş çapta arama yaparak, iyi adayları kaçırmak.

-         Seçim sürecinde değişik bakış açılarını değerlendirmemek

-         Zayıf hazırlanmış servis ve ürün özellikleri.

-         Fiyatlandırmanın servise veya ürün sağlayıcısına bırakılarak malın hatalı fiyatlandırılması.

-         Potansiyel sağlayıcılar üzerinde finansal ve iş çalışmasının yapılmaması.

-         Servis sağlayıcısının kapasite limitleri hakkında yetersiz bilgi.

-         Seçim sürecinin ticari bir karardan çok kişisel bir kararla değiştirilmesi.

            Dış kaynak kullanımı oluşturma riskleri:

-         İş dalgalanmalarıyla baş edebilecek esneklikte bir dış kaynak ilişkisinin kurulmaması.

-         Servis sağlayıcısıyla ileride esnekliği limitleyebilecek bir anlaşma yapılmaması.

-         Başlangıç süreci dâhil olmak üzere gerçekdışı bir zaman sürecinin oluşturulması.

-         Servis sağlayıcısının ve örgütün ihtiyaç durumunda ve isteği olduğu zamanlardaki planlama zayıflığı.

-         Bir servis anlaşmasına varmak için gereken sürenin önemsenmemesi.

-         Çalışan değişikliğinin tam olarak planlanmaması.

-     Servis anlaşmasındaki uygulanmış çalışmaların, yasal sözleşmeye getirilmeden önce kontrol edilmemesi.

-         Bilgi sistemleriyle ilgili yetersiz planlama.

-         Oluşum öncesi yetersiz teknoloji kullanılması.

-         Üretim süreci veya servis beklentileri konularında kritik noktaların sağlayıcıya belirtilmemesi.

            Dış kaynak kullanımı yönetim riskleri:

-         Dış kaynak kullanım sözleşmesinin şirketin finansal kondisyonuna tam etkisinin düşünülmemesi.

-         İç iletişim sorunları.

-         Şirket ve servis sağlayıcı devam edecek gelişmeler konusunda teşvik etme eksikliği.

-         Servis sağlayıcısında olabilecek sorunlara karşı bir planın yapılmaması.

-         Şirket ve sağlayıcı arasında birden fazla iletişim noktası oluşturulmaması.

-         İşlem süreci, düzenli toplantılar, gözlem aralıkları ve çalışan iletişimini etkileyecek tam bir iletişim planının yapılmaması.

-         İşlemler başlama aşamasındayken beklentileri vurgulayacak yönetimde zayıflık.

-         İşlemler başladıktan kısa bir süre sonra sağlayıcıdan gereğinden fazla sonuç beklenmesi.

-         Dış kaynak gereksinimleri artarken, dış kaynak ilişkilerinde esnekliğinin ihmal edilmesi ve DKK ilişkilerine yönelik resmi bir “alınan dersler” değerlendirilmesi yapılmaması..

            Strateji, seçim, oluşum ve yönetim, DKK’ nda başarıya ulaşmadaki kritik noktalardır. Risklerden kaçınmak, DKK’nda şirkete kabiliyet ve fayda getirecektir. Kanıtlanmış bir DKK sürecinin zaman ve kaynak araştırması, şirketlere bir sonraki performans kabiliyetinin kapılarını aralayacak, örgütün DKK risklerinden kaçınmasında yardımcı olacaktır.